تخطيط الورديات
- ورديات منفردة ومتكررة
- إسناد عدة موظفين للموقع الواحد
- شواغر مفتوحة وإسنادها إلى المقاولين الفرعيين
- التأكيد والرفض وتسجيل الحضور والانصراف
الوضع قبل التنفيذ
تتضمن عمليات الأمن مواقع كثيرة وورديات متغيرة ومتطلبات تأهيل ومقاولين فرعيين ومواعيد انتهاء مستمرة للوثائق. وعندما تتوزع هذه المعلومات بين ملفات PDF والرسائل والجداول، يرتفع عبء التنسيق بسرعة.
التحدي التشغيلي
- جداول متكررة وورديات شاغرة في وقت قصير
- أكثر من موظف في الموقع الواحد وأوقات خدمة مختلفة
- وثائق ومواعيد وعقود لعدد كبير من المشاركين
- استفسارات عن الحالة بين الإدارة والتشغيل والفرق
هدف المشروع
إنشاء منصة واحدة تربط التخطيط والإدارة والتواصل، وتعرض الحالة الحالية لكل دور، وتقلل التنسيق اليدوي في العمل اليومي.
التخطيط والتحكم التشغيلي
لا تقتصر المنصة على تقويم للورديات، بل تربط كل وردية بالموقع وأوقات الخدمة والأشخاص والأدوار وحالة المعالجة الحالية.
جداول PDF
- استيراد جداول الورديات الواردة من العملاء
- التعرف على الاختصارات وأوقات الخدمة المسجلة
- إسناد يدوي عندما تكون البيانات الأصلية غير واضحة
- فحص التعارضات عند رفع نسخة محدثة
الأدوار والمشاركون
- المديرون وإدارة التشغيل ومشرفو المواقع
- الموظفون والمقاولون الفرعيون
- العملاء بصلاحيات مناسبة
- بيانات المواقع وجهات الاتصال والمسؤوليات
الوثائق والوقت والتواصل
إدارة الوثائق
تُرفع الوثائق وتُصنّف وتُسند إلى الأشخاص وتُفحص تواريخ انتهائها. ويمكن إنشاء العقود وإنهاء الخدمات والشهادات بصيغة PDF وحفظها داخل ملف الموظف.
الوقت وتجهيز مراجعة الرواتب
يدعم تسجيل الحضور والانصراف وكشوف الساعات والتنبيهات إلى الساعات غير المعتادة أو التعيينات المزدوجة أو فترات الراحة المفقودة أو البدلات ذات الصلة مراجعة البيانات قبل اعتماد الرواتب.
التواصل الداخلي
تصل الرسائل الداخلية والإشعارات الفورية وتحديثات الحالة إلى الأدوار المعنية. ويمكن تصنيف الرسائل إلى بلاغ مرضي أو تبديل وردية أو استفسار أو تصعيد.
التحليلات التشغيلية
تجهز الفحوص المتقدمة المعلومات اللازمة للقرار من دون أن تستبدل مسؤولية الإدارة.
التغطية ومؤشرات المخاطر
- ترتيب المرشحين حسب التأهيل والقرب الإقليمي وفترة الراحة ورصيد الساعات وعدالة التوزيع
- اكتشاف نقص التغطية ومخاطر الغياب المتكررة
- أنماط غير معتادة في تسجيل الحضور والانصراف
- ملخصات يومية للمخاطر والنقاط المفتوحة
الوثائق والبحث باللغة الطبيعية
- تصنيف الوثائق واكتشاف الملفات الناقصة أو القريبة من الانتهاء
- قوائم محددة من خلال أسئلة إدارية بصياغة طبيعية
- معالجة ملفات PDF والملفات وإسنادها إلى الموظف
- تنبيهات مجهزة لمراجعة الوثائق وبيانات الرواتب
بوابة الويب وتطبيق macOS للإدارة
تتوفر لوحة التحكم وتخطيط الورديات والموظفون والمواقع وكشوف الساعات والفواتير للأدوار الإدارية ضمن واجهة موحدة. ويستخدم تطبيق macOS البيانات وسير العمل القائم على الصلاحيات نفسه في البوابة.
تطبيق SafeTec365 لنظامي iOS وAndroid
يجمع التطبيق الحالي بين لوحة تحكم مباشرة وجدول متزامن وتأكيد الورديات والحضور والانصراف المحمي بالموقع والوصول دون اتصال والمحادثات والتنقل عبر الإشعارات والغياب ومستندات الموظفين ووظائف إدارية إضافية.
النتيجة
أصبحت لدى SafeTec24 منصة واحدة للجداول والموظفين والمقاولين والعملاء والوثائق والوقت والتواصل. ويمكن معرفة حالة التخطيط بسرعة أكبر، وإظهار المواعيد مبكرًا، وربط الفرق المتنقلة بالإدارة المركزية.
تنسيق يدوي أقل
لم تعد الورديات والردود والوثائق والرسائل تعتمد بالكامل على قنوات منفصلة.
مؤشرات تشغيلية أبكر
يمكن إظهار نقص التغطية ومواعيد الوثائق وبيانات الوقت غير المعتادة قبل المراجعة اليدوية التالية.
رقمنة عمليات شركتك
إذا كانت الجداول والوثائق وتتبع الوقت والتواصل تعمل بصورة منفصلة، فيمكننا تقييم البنية المركزية المناسبة لمؤسستك.